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Was bringen eigentlich Wikis in Unternehmen?

13. September 2009 – 13:13 von Thomas Hainzel

Im WissensWert Blog Carnival Nr. 7 stellt sich Gastgeberin Prof. Dr. Andrea Back von der Universität St. Gallen (Schweiz) die zentrale Frage “Was bringen eigentlich Wikis?“. Dabei sollen vor allem Wikis von Unternehmen analysiert sowie deren Einsatzbereich und Sinnhaftigkeit untersucht werden. Was bringen Wikis überhaupt und welche Erfahrungen bringt der Arbeitsalltag mit sich?

Neben meinem Studium der Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität Wien arbeite ich in einer IT-Abteilung eines großen, österreichischen Unternehmens. Etwa 50 der über 2000 Mitarbeiter arbeiten im Bereich der Datenbereitstellung/-analyse bzw. im Reporting Management. Mehrere tausend Datenquellen mit unterschiedlichen Strukturen versorgen uns mit weitreichenden Informationen.

Als zentrales “Knowledge Distribution System” (Wo wird nochmal schnell diese und jene Information gespeichert?) kommt dabei ein auf PHP basierendes Wikisystem zum Einsatz.
Diese Dokumentationsplattform enthält…

• Beschreibungen von Datenquellen und Datenstrukturen zur Report-Erstellung
• Prozess- und Verfahrensdefinitionen für standardisierte Business-Prozesse
• Unternehmensweite Definitionen, Begriffe und Glossare zur Vereinheitlichung von technischen Anforderungen
• Tipps und Tricks aus dem Datenauswertungsalltag
• Updates und Systeminformationen

Auf den ersten Blick wirkt dieses unternehmensinterne Wiki sehr mächtig und informativ. In der Tat gibt es einige Artikel und Kategorien, in denen sehr ausführliche Informationen zur Verfügung gestellt werden und dessen Autor/innen auch laufend mit der Aktualisierung dieser beschäftigt sind. In meiner täglichen Arbeit bin ich hier sehr schnell am Ziel und habe die gewünschte Information (meistens sogar mit Beispielen) direkt vor Augen.

Daneben gibt es leider zahlreiche Artikel, die Informationsmängel aufweisen. Teilweise sind die Beschreibungen unvollständig bzw. veraltet oder für einen mit der Materie nicht so vertrauten Mitarbeiter nur sehr schwer verständlich. Letzteres ist vor allem bei der Neueinstellung von Mitarbeitern unangenehm, da diese keine Orientierungshilfe in Form des Wikis vorfinden. Problematisch ist auch, dass einige abteilungsinterne Systeme überhaupt nicht im Wiki dokumentiert sind und daher jeglicher Anknüpfungspunkt an die bestehende Dokumentation fehlt.

Diese negative Tatsache führe ich auf zwei zentrale Aspekte zurück:

1. Ressourcen: Im heutigen Wettbewerb sparen die Unternehmen wo es nur geht – am meisten bei den Personalressourcen. Damit verbunden ist ein erhöhter Druck auf die Mitarbeiter, die dann wenig oder überhaupt keine Zeit für die Dokumentation bzw. das Kommentieren ihrer Datenbank- und Softwareprodukte haben.
   Dazu kommt noch der Administrationsaufwand für das Wiki, da es zumindest eine Person in der Abteilung geben muss, die zentrale Wartungsaufgaben wahrnimmt, Aktualisierungen durchführt und Supportanfragen beantwortet.
2. Wille der Mitarbeiter: Die Dokumentation von Projekten und Produkten ist den meisten IT-Beschäftigten ein Dorn im Auge. Der sogenannte “Papierkram” (auch wenn er online in Form eines Wikis abläuft) wird nur ungern erledigt und es wird lieber mit einem neuen Projekt begonnen, als die fertiggestellten Produkte ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Der zweite Aspekt kann, besonders am Beispiel der Online-Wikis, mit einer weiteren technischen Tatsache untermauert werden. Die Bedienung von Wikis, insbesondere das Verfassen, Verlinken und Formatieren von Artikeln, ist nicht immer intuitiv und WYSIWYG-Editoren (What-You-See-Is-What-You-Get-Editoren) sind in älteren Wiki-Systemen oft nur über zusätzliche Plugins verfügbar. Das erschwert die rasche, unkomplizierte Dokumentation und hält zumindest einige meiner Kollegen von der regelmäßigen Benutzung des Wikis ab.

Diese unangenehmen Nebenwirkungen schwächen somit die anfangs beschriebenen Vorteile erheblich ab. Denn ein Wiki, in dem niemand schreibt, liest auch niemand!

Die Behebung dieser Mängel bedarf daher einiger Gegenmaßnahmen auf unterschiedlichen Ebenen:
In einem ersten Schritt sollte das Management bzw. die Führungsebene konkrete Aktionen setzen. Daten und Informationen sind in unserer heutigen Gesellschaft sehr wertvolles Kapitel. Deshalb ist es unumgänglich das vorhandene Wissen der Mitarbeiter zu Sammeln, zu Strukturieren und entsprechend Aufzubereiten. Wikis und Online-Plattformen, in denen die Mitarbeiter selbst gestalten und dokumentieren können, sind sicherlich interessante und auch einigermaßen kostengünstige Möglichkeiten dies umzusetzen.

Dafür ist nicht nur eine geeinete Ressourcenplanung der Mitarbeiter (damit diese auch Zeit für die Nutzung des Wikis haben) sondern auch eine entsprechende technische Betreuung des Systems notwendig. Dies reicht von der Installation und Wartung bis zur individuellen Erweiterung von Modulen und benutzerfreundlichen Gestaltung der Weboberfläche im Corporate Design des Unternehmens. Kurz gesagt: Der Einsatz eines Unternehmenswikis kostet Geld!

Ein zweiter Schritt betrifft das Umdenken der Mitarbeiter selbst. Die Weitergabe von eigenständig erarbeitetem Wissen darf nicht als persönlicher Nachteil oder gar Entbehrlichmachung für das Unternehmen verstanden werden. Es geht vielmehr um die dynamische Interaktion aller Beteiligten (ganz nach dem Motto “Vier Augen sehen mehr als zwei.”) und die gemeinsame Bewältigung des Arbeitsalltags. Zugegebenermaßen ist die Theorie hier weitaus einfacher als die Praxis, da gerade in den letzten Monaten die Thematik “Arbeitsplatzsicherheit” international heftigst diskutiert wurde.

Neben der Bewusstseinsvermittlung an die Mitarbeiter sollte auch dessen Motivation entsprechend gesteigert werden. Dies wäre für mich mit passenden Bonussystemen (die es in unserer Firma bereits für andere IT-Tätigkeiten und Projekte gibt) denkbar. Beispiele hierfür wären etwa monetäre Zuschläge, firmeninterne Auszeichnungen (z.B. Wiki-Power-User) oder wettbewerbsähnliche Veranstaltungen.

Das Fazit meiner bisherigen Erfahrungen mit unserem Abteilungs-Wiki fällt daher zweigeteilt aus. Einerseits begrüße ich die Idee der zentralen Wissensspeicherung und der Vielfalt der vorhandenen Artikel, andererseits wünsche ich mir intensivere Dokumentation sowie den gezielten Einsatz von neuen Technologien (Stichwort Web 2.0) zur effizienteren Verteilung der Personalressourcen und Motivation der Mitarbeiter. Eine meiner großen Zukunftsvisionen ist daher die vollständige Integration der Dokumentation (und damit die Verwendung des Wikis) in den Arbeitsalltag und der sukzessive Aufbau von unternehmensweiten Wissens-, Informations- und Definitionsdatenbanken.

Ich bin gespannt, ob ich mich eines Tages über ein derat interaktives und reichhaltiges Unternehmenswiki – ganz im Stil der zahlreichen Blogs im Web 2.0 Stil – freuen darf.